Već smo ranije pisali o postavljanju prioriteta, ali kad je riječ o upravljanju vremenom i fokusom, dobro je nadograditi već postojeću strategiju. Kako bismo vam pomogli u tome, dajemo vam još jednu vrlo efikasnu varijantu određivanja prioriteta, a kako biste zadržali svoj fokus, podsjetit ćemo vas na eliminaciju potencijalnih distrakcija odnosno otimača vremena. Naravno posjedovanje kalendara (dnevnog, tjednog i mjesečnog rasporeda) predstavlja polazišnu točku bez koje teško možete nastaviti.
Strategija postavljanja prioriteta – Eisenhowerova matrica
Ova strategija kaže da stvari trebamo odrediti prema hitnosti i bitnosti. To bi značilo da za svaku našu obavezu u danu ili planirane obaveze u budućnosti odredimo je li ona hitna i je li bitna. Samim time naši se prioriteti dijele u 4 kategorije:
Hitno, ali nije bitno – zadaci u ovoj kategoriji idealni su za delegiranje drugima, ako je to moguće. S druge strane nije tako lako to provesti u stvarnosti. Iz tog razloga, ne oslanjajući se na druge, ovakve zadatke stavite što prije u svoj dnevni raspored i pokušajte se motivirati za odrađivanje takvih zadataka (npr. razlomite zadatak u manje korake ili se zapitajte zašto bi ovo moglo biti važno, odnosno što dobivate s obavljanjem nekog zadatka). S obzirom na to da zadaci nisu posebno važni za vas, moguće je da ih stavite u raspored za kraj radnog dana, ali vodite računa da će vaša energija, a možda i motivacija, tada biti nešto nižeg intenziteta.
Hitno i bitno – ova je kategorija najzahtjevnija. Tu nemamo drugog izbora, nego odraditi zadatak. Međutim, zbog pritiska takvih zadataka, velik dio nas ih ponekad (bezuspješno) pokušava odgoditi i samim time stvaramo sami sebi dodatne probleme i stres. Preporuka je takve zadatke staviti odmah u raspored, na sam vrh popisa i krenuti u radni dan tako da njih prvo obavimo. Kasnije je vrlo upitno hoćemo li imati volje i snage za odraditi ih.
Bitno, ali nije hitno – svi zadaci koji ulaze u ovu kategoriju bitni su da ih se nekad odradi. Ako ne zapišete termin i ne napravite plan, dvije su mogućnosti: nikad nećete odraditi vama bitne stvari ili one će postati i hitne i bitne, a onda je upitno hoćete li biti efikasni u njima. Dakle, odlučite kad ćete odraditi ovaj zadatak i stavite termin u kalendar.
Nije bitno i nije hitno – ova kategorija često nema velik popis. Međutim, s vremenom zadaci u ovoj kategoriji mogu prijeći u kategoriju hitnog i ne bitnog, a to želite izbjeći. Pretpostavka je da za ove zadatke imate više vremena ali ne i neograničeno vrijeme, tako da odredite za njih termin. S druge strane, mnogima od nas ovi zadaci mogu biti ometači pažnje, jer ćemo njih češće birati budući da nam nedostaje volje za suočavanje s hitnim i bitnim zadacima.
Otimači vremena:
Otimači vremena mogu biti stvari, događaji ili ljudi koji ometaju naš fokus, odvlače pažnju na nebitne stvari i smanjuju našu produktivnost. Zbog njih se ponekad na kraju dana osjećate kao da niste napravili ništa. Oni su doista svugdje oko nas i moguće je da su neke od stvari koje nam kradu vrijeme i fokus zapravo stvari koje su nam generalno bitne, ali ne u tom trenutku. U tu svrhu smo vam pripremili mali upitnik i popis stvari koje su najčešći otimači vremena i koje možete imenovati te, naravno, nakon osvještavanja strateški izbjeći u budućnosti.
Popis ometača je u sredini, a s lijeve ili desne strane označite radi ili se o vanjskom (dolazi izvana) ili unutarnjem (dolazi iz neke vaše potrebe). Prvo odredite je li nešto s liste ometač za vas, a onda odredite otkuda dolazi. Slobodno dodajte i svoje vlastite primjere koje prepoznajete, a na kraju razmislite o osobnoj strategiji eliminacije ovih distraktora pažnje.
|
VANJSKI |
UNUTARNJI |
telefonski razgovori (predugi)
društvene mreže
gledanje televizije
beskorisno dopisivanje s drugima
manjak jasnih ciljeva
manjak organizacije dana i tjedna
moja nemogućnost da drugima kažem NE
perfekcionizam – inzistiranje na savršenstvu koje troši vrijeme
odgađanje obaveza
manjak planiranja
manjak motivacije
manjak fokusa
pogrešno vrednovanje važnosti nekog zadatka
manjak pripreme
moji nadređeni/kolege/drugi
manjak uvježbavanja za zadatak
manjak suradnje s drugima
putovanje
uplitanje bližnjih
obitelj
kupovina
manjak promišljanja u pripremi
neplanirani telefonski pozivi
vijesti na portalima
Sad kad ste obavili ova dva zadatka, odredili prioritete i napravili raspored te izradili osobnu strategiju eliminacije ometača vremena i fokusa, spremni ste za efikasnije, mirnije i uspješnije obavljanje zadataka. Ovakvo planiranje ne jamči uspjeh jer se greške i dalje mogu događati. Međutim, planiranje smanjuje broj grešaka, a osim toga, jednom kad imamo plan, onda u svakom trenutku kad “odlutamo” od plana, znamo gdje se želimo vratiti!
Autori:
